«Está en la nube, ya hay copia»: lo que Microsoft 365 no guarda por ti

Lo que Microsoft se compromete a hacer (y lo que deja en tu tejado)

Los servicios en la nube funcionan con lo que se llama modelo de responsabilidad compartida, y Microsoft lo publica sin esconderlo. El reparto, en cristiano, es este: Microsoft pone la infraestructura, la disponibilidad del servicio, la seguridad de sus centros de datos y la redundancia frente a sus propias averías. Tú pones el control sobre tus datos: quién accede, qué se borra, qué se conserva y cómo se recupera.

Por eso Microsoft replica tus buzones y tus archivos en varios centros de datos. Pero replicar no es respaldar. Si un archivo se borra, se borra en todas las réplicas a la vez; si un correo se cifra, se cifra en todas. La réplica te protege de que se queme un centro de datos, no de que alguien de tu oficina meta la pata un martes por la mañana.

Y la estadística es tozuda: la mayoría de las pérdidas de datos en una pyme no vienen de un desastre en la nube. Vienen de un borrado accidental, de una cuenta que se eliminó al dar de baja a un empleado, de un ataque que cifra lo que hay sincronizado en el ordenador, o de alguien que se va de la empresa enfadado.

Cuántos días tienes realmente para recuperar algo

Microsoft 365 sí tiene mecanismos de recuperación. Lo que pasa es que son plazos cortos y pensados para el «uy, me he cargado la carpeta», no para el «esto lo necesito de hace ocho meses». Estos son los que más importan, con la configuración que trae de fábrica:

• Correos borrados (Exchange Online): pasan a Elementos eliminados y, cuando se vacían, a Elementos recuperables, donde se conservan 14 días por defecto. El administrador puede subirlo, pero hay que hacerlo a propósito: nadie lo cambia solo.
• Archivos de OneDrive y SharePoint: la papelera de reciclaje los guarda 93 días en total, entre la papelera del usuario y la del administrador del sitio. Pasado ese plazo, desaparecen.
• Buzón de un empleado al que das de baja: cuando se elimina la cuenta, el buzón y su OneDrive se conservan 30 días por defecto (la retención de OneDrive se puede ampliar en la configuración). A partir de ahí, se pierde el histórico de correo de esa persona.
• Versiones anteriores de un documento: SharePoint y OneDrive guardan versiones, lo cual salva muchos sustos con un Excel mal editado. Pero si se borra el archivo entero, las versiones se van con él.

Léelos otra vez pensando en tu empresa. ¿Cuánto tardarías en darte cuenta de que falta una carpeta de un proyecto que se cerró en marzo? ¿Y del correo de un comercial que se fue hace dos meses? Si la respuesta es «más de 93 días» o «más de 30», ahí tienes el agujero.

Los cuatro casos en los que la papelera no te salva

Estos son los escenarios reales que nos encontramos, por orden de frecuencia:

• Se va un empleado y se borra la cuenta. Es lo más habitual, y casi siempre por ahorrar la licencia. Un mes después alguien necesita un contrato que estaba en su correo. Ya no está.
• Ransomware en un equipo con OneDrive sincronizado. El ataque cifra los archivos del ordenador y la sincronización sube obedientemente los archivos cifrados a la nube. OneDrive tiene una función de restauración de los últimos 30 días que ayuda mucho, pero solo si te das cuenta a tiempo y solo en OneDrive.
• Borrado silencioso que se descubre tarde. Alguien reorganiza una biblioteca de SharePoint, se lleva por delante una carpeta y nadie lo nota hasta la auditoría de final de año. Los 93 días ya pasaron.
• Salida conflictiva. Una persona que se va a la competencia y, antes de entregar el portátil, hace limpieza. Aquí no solo necesitas los datos: necesitas poder demostrar qué había y cuándo desapareció.

Ninguno de los cuatro es un fallo de Microsoft. Los cuatro son exactamente lo que el modelo de responsabilidad compartida deja en tu lado de la mesa.

Sí, Microsoft vende copias de seguridad. Aparte.

Conviene decirlo, porque si no parece que estemos vendiendo humo: desde 2024 Microsoft ofrece su propio servicio, Microsoft 365 Backup, que respalda buzones de Exchange, cuentas de OneDrive y sitios de SharePoint. Se contrata al margen de las licencias y se paga por uso, en torno a 0,15 dólares por gigabyte y mes.

Que exista ese producto es la mejor prueba de lo que veníamos diciendo: si las licencias de Microsoft 365 ya incluyeran copia de seguridad de verdad, Microsoft no vendería una aparte.

¿Es buena opción? Para algunas empresas sí, sobre todo por lo bien integrada que está. Tiene dos pegas honestas: la copia se queda dentro del mismo proveedor —y una de las reglas de oro es no tener todos los huevos en la misma cesta— y el pago por uso hace que la factura crezca sola conforme crecen tus datos, sin que nadie esté mirando.

Qué necesitas de verdad

Una copia de seguridad de Microsoft 365 que sirva para algo cumple cinco condiciones. Da igual con qué herramienta la montes:

• Automática y diaria, sin que dependa de que nadie se acuerde de nada.
• Con retención larga: meses o años, no días. Es la diferencia entre poder recuperar el correo de una persona que se fue en enero y no poder.
• Fuera del propio Microsoft 365, en otro proveedor o en tu instalación. Si el problema es la cuenta de administrador comprometida, la copia no puede vivir bajo esa misma cuenta.
• Con restauración granular: poder sacar un solo correo o un solo archivo, no tener que restaurar el buzón entero encima del actual.
• Probada. Una copia que nunca se ha restaurado es una suposición, no una copia. Esto lo repetimos hasta el aburrimiento y seguimos encontrando empresas que llevan años respaldando a un sitio del que nadie ha sacado nunca nada.

Es la misma lógica de la regla 3-2-1 aplicada a la nube: varias copias, en sitios distintos, y una de ellas fuera del alcance del problema. Lo montamos dentro del servicio de copias de seguridad y nube, y va incluido en los niveles superiores de los planes de mantenimiento.

Cinco minutos para saber en qué situación estás

Si tienes acceso de administrador a Microsoft 365, puedes comprobar lo esencial tú mismo. Y si no lo tienes, estas son las cinco preguntas que hay que hacerle a quien lleve vuestra informática:

• ¿Existe una copia de seguridad de Microsoft 365 contratada, aparte de las licencias? Si la respuesta es «está en la nube», la respuesta es no.
• ¿Cuántos meses hacia atrás puedo recuperar un correo concreto?
• Cuando damos de baja a alguien, ¿qué se hace con su buzón y su OneDrive antes de borrar la cuenta?
• ¿Cuándo fue la última vez que alguien restauró algo de verdad para comprobar que funciona?
• ¿Tienen los administradores verificación en dos pasos? Porque la copia mejor montada del mundo no sirve de nada si la cuenta que la controla cae con una contraseña robada.

Si alguna de las cinco se queda sin respuesta clara, no es una emergencia, pero sí es algo que conviene resolver antes de necesitarlo. Es de esas cosas que cuestan poco en frío y muchísimo en caliente.

Resumen

¿Quieres saber en qué situación está tu empresa? Escríbenos y lo miramos contigo sin compromiso: en una llamada se ve si hay agujero y de qué tamaño.

• Microsoft garantiza que el servicio funcione, no que tus datos se puedan recuperar. Eso está en tu tejado y lo dice su propio modelo de responsabilidad compartida.
• Los plazos de fábrica son cortos: 14 días para correos borrados, 93 para archivos de OneDrive y SharePoint, 30 para la cuenta de alguien a quien das de baja.
• Replicar no es respaldar: lo que se borra o se cifra, se borra o se cifra en todas las réplicas.
• La copia buena es automática, con retención larga, fuera de Microsoft 365, granular y probada.
• Microsoft vende su propia copia de seguridad aparte y por uso. Que exista ya te dice que las licencias no la incluyen.

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