Verifactu y factura electrónica obligatoria: qué le toca a tu empresa y cuándo

Primero: son dos normas distintas, y casi todo el mundo las mezcla

Buena parte de la confusión viene de meter en el mismo saco dos obligaciones que no tienen nada que ver entre sí:

• Verifactu (Reglamento del Real Decreto 1007/2023) va de CÓMO emites y registras tus facturas. Obliga a que el programa que uses deje un rastro que Hacienda pueda comprobar. Afecta a prácticamente cualquier empresa o autónomo que facture con un programa.
• La factura electrónica entre empresas (Ley Crea y Crece, desarrollada por el Real Decreto 238/2026) va de EN QUÉ FORMATO te intercambias las facturas con tus clientes y proveedores, y además obliga a informar de cuándo las pagas. Llega después que Verifactu.

Una es el «cómo la haces» y la otra el «cómo la mandas». Se solapan en el tiempo, se resuelven con el mismo programa de facturación y por eso conviene mirarlas juntas, pero son obligaciones separadas y con plazos separados.

Verifactu: las fechas que están hoy en vigor

El calendario se ha movido dos veces, así que apunta las fechas buenas. El Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025 y convalidado por el Congreso el 11 de diciembre, aplazó un año la entrada en vigor. Lo que queda es esto:

• Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades): deben tener los sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
• El resto de obligados —autónomos en IRPF, comunidades de bienes y demás— deben tenerlos operativos antes del 1 de julio de 2027.

Si tu empresa es una S.L., el plazo real que te queda no es «2027»: es este trimestre y el que viene. Cambiar de programa de facturación en una empresa que factura a diario no es apretar un botón: hay que migrar clientes, artículos, series de facturación y saldos, cuadrarlo con el asesor y formar a quien factura. Eso se hace bien en noviembre y fatal el 28 de diciembre.

Si quieres la respuesta para tu caso sin leerte el artículo entero, tenemos un diagnóstico de dos preguntas: dices qué eres y con qué facturas, y te dice la fecha que te aplica y por dónde empezar.

Hay quien se queda fuera de Verifactu, y conviene saberlo antes de gastar un euro: las empresas que ya llevan los libros de IVA por el Suministro Inmediato de Información (SII) no están obligadas, y en País Vasco y Navarra rige su propio sistema (TicketBAI y Batuz). Si no sabes en qué caso estás, esa pregunta es para tu asesoría, no para tu informático.

Qué tiene que hacer tu programa para cumplir

El reglamento no te pide comprar una marca concreta ni contratar nada de la Agencia Tributaria. Le pide cosas muy concretas al programa con el que facturas:

• Generar un registro de facturación por cada factura, en el mismo momento en que se emite.
• Encadenar cada registro con el anterior mediante una huella digital, de forma que borrar o alterar una factura del medio rompa la cadena y se note.
• Incluir un código QR en la factura (y la mención «VERI*FACTU» cuando el sistema remita los registros a Hacienda).
• Guardar un registro de eventos: quién hace qué en el programa y cuándo.
• Garantizar que los registros son inalterables, están accesibles y se conservan.

Y aquí hay una bifurcación que decide bastante trabajo. Un programa puede cumplir de dos maneras: enviando automáticamente cada registro a la Agencia Tributaria en cuanto se emite la factura —eso es un sistema «Verifactu» propiamente dicho— o guardándolos solo en tu casa, sin enviarlos. La segunda opción es legal, pero es la más exigente: obliga a firmar electrónicamente los registros y a conservarlos con garantías, y deja en tu tejado demostrar que nadie los ha tocado.

Para una pyme normal, la opción de enviar a Hacienda suele salir más barata en tiempo y en sustos, porque el peso de la prueba deja de ser tuyo. No es una decisión ideológica: es decidir quién se queda la custodia del histórico.

Las multas están en la norma y no son simbólicas

Conviene decirlas sin dramatizar, porque son el argumento con el que se venden muchas cosas innecesarias. El régimen sancionador distingue dos sujetos:

• Quien USA un programa que no cumple: hasta 50.000 € por cada ejercicio en el que lo haya usado.
• Quien FABRICA o vende programas que no cumplen: hasta 150.000 € por ejercicio y por cada tipo de programa.

La segunda multa explica por qué llevas meses recibiendo correos de tu proveedor de software: el que más tiene que perder aquí es él. Los fabricantes tuvieron su propio plazo, que venció en julio de 2025, así que lo que se vende hoy debería salir ya adaptado. El problema no son los programas que se venden hoy: son los que llevas usando desde hace ocho años.

La factura electrónica entre empresas: llega después, pero ya tiene reglamento

Esta es la otra pata, la de la Ley Crea y Crece. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo y en vigor desde el 20 de abril de 2026, ya fija cómo funcionará: facturas en formato electrónico estructurado entre empresas y profesionales, y obligación de informar del estado de cada factura —aceptación o rechazo, y sobre todo el pago efectivo y su fecha— en un plazo de cuatro días naturales.

Lo que aún no ha arrancado es el reloj. Las obligaciones no son exigibles hasta que se publique la orden ministerial que regula la solución pública de facturación, y a finales de septiembre de 2026 esa orden sigue sin aparecer en el BOE; el proyecto del Ministerio apunta a que entre en vigor el 1 de octubre de 2026. Desde ese día se cuentan los plazos:

• 12 meses para empresas y profesionales que facturaron más de 8 millones de euros el año anterior.
• 24 meses para todos los demás, que es donde está la inmensa mayoría de las pymes.

Traducido: si la orden sale cuando se espera, a una pyme normal esto le llega en otoño de 2028. No es para hoy. Pero hay un detalle que sí conviene tener en el radar desde ya, y es el que más va a cambiar el día a día de una empresa pequeña: la obligación de comunicar cuándo pagas cada factura. Eso no es un trámite de la asesoría a fin de trimestre, es un dato que alguien tiene que meter con puntualidad, y hacerlo a mano sobre un montón de facturas es inviable. Cuanto mejor conectado esté tu programa de facturación con la contabilidad y con el banco, menos doloroso será.

La parte que sí es informática (y la que no)

Seamos claros con el reparto, porque nos lo preguntan a menudo: si tu empresa está obligada, qué régimen te aplica y cómo se declara todo eso es cosa de tu asesoría fiscal. Nosotros no hacemos fiscalidad. Lo que sí resolvemos es la parte de la que nadie se acuerda hasta que toca, y que es justamente la que lleva semanas:

• Saber con qué facturas de verdad. En muchas pymes conviven el programa de gestión, una hoja de cálculo para los albaranes, el TPV de la tienda y el Word de las facturas «especiales» que hace administración. Verifactu afecta a todos, no solo al programa oficial.
• Preguntar al fabricante por escrito. La pregunta correcta no es «¿estáis trabajando en ello?», sino «¿en qué versión concreta y en qué fecha, y me cubre mi contrato de mantenimiento o es un coste aparte?».
• Detectar los programas que no se van a adaptar nunca. Los desarrollos a medida antiguos, las aplicaciones de Access de 2012 y los programas de fabricantes que ya no existen no se actualizarán solos. Ahí no hay parche: hay migración.
• Comprobar que el equipo aguanta. Es muy habitual que la versión nueva del programa exija un sistema operativo o una base de datos que ese ordenador de la recepción no soporta. Si además sigues con Windows 10, son dos problemas que conviene resolver de una vez.
• Asegurar la conservación. La norma te obliga a conservar registros íntegros durante años. Si tu programa guarda los datos en un solo ordenador y la copia de seguridad es un disco que alguien enchufa cuando se acuerda, ahí tienes un problema que no es fiscal, es de copias.

En las asesorías y despachos con los que trabajamos pasa además una cosa curiosa: son ellos quienes avisan a sus clientes, y son los primeros que necesitan tener su propia casa en orden, porque en enero van a tener a cien empresas preguntando a la vez.

Cinco preguntas para hacer esta semana

No hace falta contratar nada para empezar. Con estas cinco respuestas ya sabes si tienes un problema o no:

• ¿Con qué programa —o programas— emitimos facturas realmente, contando el TPV y las hojas de cálculo?
• ¿Está ese programa ya adaptado a Verifactu, o el fabricante ha dado una fecha concreta por escrito?
• ¿La actualización entra en el mantenimiento que ya pagamos o es una factura nueva?
• ¿El equipo donde está instalado aguanta la versión nueva?
• Si el programa no se va a adaptar, ¿cuánto tardaríamos en migrar a otro con todo el histórico dentro?

Si la segunda pregunta se queda sin respuesta clara en dos semanas, trátalo como un «no». Es preferible descubrir en octubre que hay que cambiar de programa que descubrirlo en Navidad, que es cuando todos los proveedores tienen la agenda llena de empresas en la misma situación.

Un apunte sobre el Excel y las facturas a mano

Es la duda más repetida en comercios y negocios pequeños, así que va aparte. Si haces las facturas a mano, en papel, el reglamento de Verifactu no te obliga a comprar un programa: regula los sistemas informáticos de facturación, y ahí no hay ninguno. Otra cosa es que seguir a mano sea buena idea cuando llegue la factura electrónica obligatoria.

Lo que no se sostiene es el punto intermedio en el que está muchísima gente: emitir las facturas con una plantilla de Excel o de Word. Eso sí es un sistema informático de facturación y no cumple ninguno de los requisitos —ni huella encadenada, ni registro de eventos, ni QR—, y no hay forma de apañarlo con una macro. Si estás ahí, tu plan no es adaptar nada: es elegir programa, y es mejor hacerlo con calma y mirando cuál te sirve también para lo que viene en 2028.

Resumen

¿Quieres la respuesta en treinta segundos? Nuestro diagnóstico de Verifactu te dice qué fecha te aplica y qué toca hacer según con qué factures hoy.

Si no tienes claro con qué facturas ni si tu programa va a estar listo, te lo miramos: hacemos el inventario, hablamos con tu proveedor de software y te decimos si basta con actualizar o hay que cambiar, y qué costaría cada cosa. Es parte de lo que hacemos en consultoría informática y en los planes de mantenimiento. Escríbenos y lo vemos sin compromiso, que todavía estamos a tiempo de hacerlo sin prisas.

• Son dos normas distintas: Verifactu (cómo emites y registras) y factura electrónica entre empresas (en qué formato la mandas y cuándo informas del pago).
• Verifactu se aplazó: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto. Para una S.L., eso es este otoño.
• El programa debe encadenar registros, poner el QR, registrar eventos y conservarlo todo. Enviar los registros a Hacienda suele salir más cómodo que guardarlos tú con firma electrónica.
• Multas de hasta 50.000 € por ejercicio para quien usa un programa que no cumple, y de hasta 150.000 € para quien lo vende.
• La factura electrónica entre empresas llega después —12 o 24 meses desde una orden ministerial que aún no se ha publicado—, pero traerá la obligación de comunicar cada pago en cuatro días.
• Excel y Word no cumplen ni pueden cumplir. Las facturas a mano en papel quedan fuera de Verifactu.

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